Interpelacje i zapytania

TREŚĆ ZAPYTANIA:

Dotyczy: Sposobu zabezpieczania i archiwizacji nagrań z sesji Rady Gminy

Na podstawie art. 24 ust. 3, 4, 5, 6 i 7 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) proszę o udzielenie informacji:

1. W jaki sposób archiwizowane są nagrania sesji Rady Gminy?

2. Na jakich nośnikach archiwizowane są nagrania sesji Rady Gminy i jak te nośniki są przechowywane?

3. W ilu kopiach zapasowych są przechowywane nagrania? Czy wykorzystywana jest metoda 3-2-1 czy jakiś inny system zabezpieczający przed utratą danych?

4. Jak często wykonywane są kopie zapasowe nagrań - czy synchronizowane są na bieżąco, czy w cyklach?

5. Jak długo przechowywane są nagrania sesji Rady Gminy?

6. Jak długo są przechowywane kopie zapasowe nagrań sesji Rady Gminy?

7. Jakie regulaminy, uchwały czy inne przepisy regulują sposób archiwizacji, tworzenia kopii zapasowych oraz czas ich przechowywania, który jest stosowany przez Urząd Gminy w Orońsku?

8. Czy gmina korzysta w procesie archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych z usług podmiotów zewnętrznych? Jeśli tak to jakie to podmioty?

9. Jakich systemów zabezpieczeń używają podmioty, z których usług gmina korzysta w zakresie archiwizacji i kopii zapasowych nagrań. Czy są to usługi certyfikowane i jeśli tak to przez jakie podmioty?

ODPOWIEDŹ Z DNIA 31.10.2024 r. NA ZAPYTANIE:

W odpowiedzi na Pana zapytanie z dnia 26.09.2024 r. dotyczące sposobu zabezpieczania i archiwizacji nagrań z sesji Rady Gminy Orońsko, uprzejmie informuję:

1. W jaki sposób archiwizowane są nagrania sesji Rady Gminy?

Nagrania archiwizowane są poprzez Urząd Gminy oraz firmę MWC, właściciela serwisu eSesja.tv w postaci plików wideo przechowywanych na zabezpieczonych nośnikach. W ramach umowy firma MWC przechowuje nagrania archiwizowane na niezależnych maszynach w kilku odrębnych lokalizacjach (w Polsce i na terenie UE). Urząd Gminy w Orońsku archiwizuje nagrania lokalnie.

2. Na jakich nośnikach archiwizowane są nagrania sesji Rady Gminy i jak te nośniki są przechowywane?

W odniesieniu do firmy zewnętrznej nagrania są przechowywane na dyskach HDD połączonych w macierz RAID, co zwiększa bezpieczeństwo danych. Dyski te są przechowywane w szafach serwisowych, w profesjonalnych serwerowniach spełniających odpowiednie standardy bezpieczeństwa, zarówno w Polsce, jak i na terenie Unii Europejskiej. Dodatkowo, aby zwiększyć bezpieczeństwo danych nagrania przechowywane są w Urzędzie Gminy na zewnętrznych dysku HDD oraz na serwerze plików (NAS).

3. W ilu kopiach zapasowych są przechowywane nagrania? Czy wykorzystywana jest metoda 3-2-1 czy jakiś inny system zabezpieczający przed utratą danych?

Biorąc pod uwagę ilość kopii przetrzymywanych w urzędzie oraz podmiotu z którego usług korzysta Urząd Gminy w Orońsku jest to swego rodzaju metoda 3-2-1, która zakłada przechowywanie trzech kopii nagrań: dwie kopie na różnych nośnikach oraz jedną poza lokalizacją. Dodatkowo, dwie z kopii jest przechowywana lokalnie w urzędzie.

4. Jak często wykonywane są kopie zapasowe nagrań - czy synchronizowane są na bieżąco, czy w cyklach?

Podmiot świadczący usługi w Urzędzie Gminy w Orońsku wykonuje kopie zapasowe codziennie w sposób automatyczny. W Urzędzie Gminy kopie zapasowe są tworzone na bieżąco po każdej sesji Rady Gminy.

5. Jak długo przechowywane są nagrania sesji Rady Gminy?

Firma MWC świadcząca usługi dla Urzędu Gminy w Orońsku przechowuje nagrania tak długo, jak przewidują to umowy z danymi jednostkami, zazwyczaj przez okres obowiązywania umowy oraz dodatkowo przez 30 dni, co umożliwia właścicielom nagrań ich pobranie. Urząd Gminy przechowuje nagrania bezterminowo i nie są usuwane.

6. Jak długo są przechowywane kopie zapasowe nagrań sesji Rady Gminy?

Firma MWC świadcząca usługi dla Urzędu Gminy w Orońsku przechowuje kopie zapasowe przez cały okres współpracy z jednostką oraz przez 30 dni po zakończeniu obowiązywania umowy, co daje czas na przekazanie danych właścicielowi. Urząd Gminy przechowuje nagrania bezterminowo.

7. Jakie regulaminy, uchwały czy inne przepisy regulują sposób archiwizacji, tworzenia kopii zapasowych oraz czas ich przechowywania, który jest stosowany przez Urząd Gminy w Orońsku?

- Ustawa o samorządzie gminnym (art. 20 ust. 1b) nakłada obowiązek utrwalania i udostępniania nagrań z sesji rad gmin w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

- Ustawa o dostępie do informacji publicznej reguluje sposób udostępniania nagrań jako informacji publicznej.

- RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wprowadza zasady ochrony danych osobowych. Trzeba mieć na uwadze, aby unikać nagrywania i publikowania danych osobowych( np. nazwisk osób prywatnych, adresów, PESEL) bez zgody osób, których te dane dotyczą.

Urząd Gminy w orońsku nie posiada regulaminu, uchwały czy innych przepisów regulujących sposób archiwizacji, tworzenia kopii zapasowych oraz czas ich przechowywania.

8. Czy gmina korzysta w procesie archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych z usług podmiotów zewnętrznych? Jeśli tak to jakie to podmioty?

Tak, gmina korzysta z usług zewnętrznych oferujących bezpieczne przechowywanie danych oraz regularne tworzenie kopii zapasowych nagrań. Podmiotem świadczącym usługi hostingowe i archiwizacyjne jest firma MWC - właściciel serwisu eSesja.tv, któremu usługi hostingowe świadczy firma ETOP Sp. z o. o.

9. Jakich systemów zabezpieczeń używają podmioty, z których usług gmina korzysta w zakresie archiwizacji i kopii zapasowych nagrań. Czy są to usługi certyfikowane i jeśli tak to przez jakie podmioty?

Firma ETOP Sp. z o. o. świadcząca usługi dla serwisu eSesja.tv spełnia wszystkie wymagane certyfikaty związane np. z lokalizacją danych na terenie UE oraz zabezpieczeniem danych. Nagrania są przechowywane zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa określonymi przez prawo i klienta.

Jednocześnie informuję, że zwłoka w przekazaniu odpowiedzi na Pana zapytanie wynikła z potrzeby uzyskania szczegółowych informacji od firmy zewnętrznej świadczącej usługi Gminie Orońsko w zakresie postawionych w zapytaniu zagadnień. Informacje te były niezbędne do prawidłowego przygotowania kompletnej i merytorycznej odpowiedzi.

/-/ Wójt Sylwester Różycki